Gmail の組織共通署名を設定

Google Workspace Business Standard にアップグレードしましたので、「費用の分だけ使い倒さなければ！」と、いろいろな便利機能を模索しています。そこで弊社の社員がこんな機能を見つけてくれたので、さっそく導入してみました。（Mさん、サンクス）

組織のユーザー向けに Gmail の署名を設定する
https://support.google.com/a/answer/176652?hl=ja

ちょっと設定が大変そうだったので、社員のMさんに設定をお願いしたので、設定方法はよくわかりません。ゴメンナサイ。リンク先を見て、トライしてみてくださいね。

署名って何かわかりますか？電子メールの本文欄の末尾に付けるもので、会社名や自分の名前、連絡先などを記しておくものです。見ていると付けていないビジネスユーザーも多いようですが、メール相手の利便性を考えると、付けたほうがいいと思います。（確かにメーラーによっては、リターンでメールを返している間に、署名部分が長くなって邪魔ということはあるかもしれませんね。Gmailは折りたたまれるので、あまり気になりません。）

署名に入れる文言は自由ですので、ちょっとした宣伝文句を差し込むことも可能です。弊社では煩くない程度に、１～２件の宣伝を入れさせていただいています。Googleマイビジネスのクチコミをお願いします、程度の軽いものですが。

こういう些細な取り組みも、ほんの数分の手間とはいえ、各自の作業時間を削減することができますので、DXの超具体的事例として有用だと思います。宣伝文句を入れると、ちょいちょい変更が必要になりますから、ほんの数分とはいえ、チリツモですから。

ちなみに署名は各自で異なるから、一括管理は難しいんじゃないの？と思われるかもしれませんが、「個人の署名＋組織の共通署名」という形で、Gmailの署名が生成される仕様のようです。ですので個人の署名は各自のGmailで設定しておき、組織の共通署名はGoogle Workspaceで設定しておくことで、Google Workspaceのほうで広告文を管理することができます。

Google Workspace をご利用されている方はお試しあれ。