組織化・仕組化の効用か？

ご無沙汰しておりました。実は私用で二週間ほど会社を不在にしておりました。そんなわけで二週間ぶりの出社ですが、以前と変わらず滞りなく仕事が進んでいきます。留守を守ってくれていた社員のみんなに感謝の気持ちでいっぱいですが、去年末から取り組んできた組織化・仕組化の効用もあったのかなと思っています。

弊社は以前、案件の規模は関係なく、各案件を社員１人が担当し、その案件に係る全てをその担当者が行い、業務量がキャパを超えそうな時は他の社員にヘルプを依頼するといった業務のやり方でした。組織化した今は、初期制作を担う企画制作グループと、運用サポートを担う運用支援グループに社員が分かれており、案件は複数の企画制作グループのいずれかが担当し、納品後は運用支援グループに引き継がれるような業務フローになっています。これによって、担当者が迅速に決まり、業務の効率化が図れたと思います。

また営業管理も、以前は営業担当者が制作担当者に全て口頭で伝えていましたが、今は営業担当者が顧客管理システムで案件登録や見積書発行を行い、受注後に制作担当者と情報共有することで、わざわざ営業担当者に聞かなくても、制作担当者が案件の内容を理解できるようになりました。さらに制作担当者から完了報告があれば、案件を完了ステータスに変更して、請求書を発行することもできるので便利です。

組織化・仕組化に取り組むと、社員の個性や主体性を損ねてしまうのではないかという思いもあって、どこまでやるか？はこれからの課題ですが、一時的に何らかの理由で社員が欠けたとしても、留守を守る人が迷うことなく業務を進められる仕組みづくりは大事ですし、すべきだと思っています。