電子日報クラウドを導入

弊社では社内業務の仕組み化・システム化をかなりの勢いで進めているのですが、つい先日から運用開始になったのが電子日報システムです。

今までは紙の業務日報に各自手書きして、帰り際に1日1枚を管理者に提出するという、昭和企業でもやらないようなアナログな方法で日報を提出してもらっていました。弊社の規模感ではそれでも許されると思うのですが、テレワークになった時に日報提出が非常に面倒になったので、電子日報システムの導入の検討を開始し、先日9月1日から本格運用となりました。

業務日報が紙からクラウドになると、紙の日報を管理者に手渡すという儀式もなくなり、終業時間を過ぎたら挨拶だけして帰るというスマートな業務スタイルになりました。もちろんテレワークの業務報告も楽々です。必要に応じて管理者が各社員の過去の勤務時間や業務内容をチェックするだけです。

紙の日報の場合、紙を保管しなければならないのと、有用なデータを利用するためには集計する必要がありました。これがクラウドになると、自動的にデータベースに格納をしてくれるので、目的に応じてレポートを作成し、出力するだけで済みます。各社員が1ヶ月でどんな業務に何時間使ったかも、自動的に集計されます。

ある意味、業務の可視化が進んで、手が抜けない状況になるかもしれませんが、結局手を抜けば、それは会社の売上減少に繋がり、給与原資の減少に繋がるわけで、社員にとっても良いことなどありません。ちゃんと業務に貢献している人がしっかりと報酬を得るべきだし、それをある程度は可視化するツールがあると公正な人事評価がしやすくなります。

まだ運用開始したばかりなので、「紙に書かなくていいので楽チン！」といったスタッフ側のメリットばかりが目立ちますが、集積したデータを使って、営業見積にフィードバックしたり、社内の工数削減や業務フロー見直しなどにも活用していきたいと思っています。